ΕΦΚΑ Εγκ. 39/2021 Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Πληροφοριών Κοινωνικής Ασφάλισης Electronic Exchange of Social Security Information - EESSI Διακίνηση αλληλογραφίας μεταξύ των φορέων κοινωνικής ασφάλισης της ΕΕ, του ΕΟΧ, της Ελβετίας και του ΗΒ στο πλαίσιο εφαρμογής των Κανονισμών (ΕΚ) 883/04 και 987/09, μέσω του πληροφοριακού συστήματος EESSI. Μεταβατική περίοδος έως και την πλήρη ανάπτυξη του συστήματος EESSI στον e-ΕΦΚΑ

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΡΓΑΣΙΑΣ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΩΝ ΥΠΟΘΕΣΕΩΝ e-ΕΦΚΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΣ ΕΘΝΙΚΟΣ ΦΟΡΕΑΣ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑΣ Ε.Ε ΚΑΙ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΣΦΑΛΙΣΗΣ (ΔΣΚΑ) Ταχ. Δ/νση: Γερανίου 42, 104 31 Αθήνα Πληροφορίες: Α. Λαγουδάκη, Τ. Γκοντσάροβα Εmail: tm.asf.sint.par.ee@efka.gov.gr gkontsarova@efka.gov.gr

Α.Δ.Α.: ΨΟΦΙ46ΜΑΠΣ-2ΡΚ Βαθμός προτεραιότητας: ΕΞΑΙΡΕΤΙΚΑ ΕΠΕΙΓΟΝ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ 39 ΠΡΟΣ: Αποδέκτες Πίνακα Α΄ ΚΟΙΝ.: Ως ο συν/νος πίνακας διανομής

ΘΕΜΑ: Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Πληροφοριών Κοινωνικής Ασφάλισης Electronic Exchange of Social Security Information - EESSI

• Διακίνηση αλληλογραφίας μεταξύ των φορέων κοινωνικής ασφάλισης της ΕΕ, του ΕΟΧ, της Ελβετίας και του ΗΒ στο πλαίσιο εφαρμογής των Κανονισμών (ΕΚ) 883/04 και 987/09, μέσω του πληροφοριακού συστήματος EESSI.
• Μεταβατική περίοδος έως και την πλήρη ανάπτυξη του συστήματος EESSI στον e-ΕΦΚΑ

Σχετικό: η με αρ. 25/06-05-2021 Εγκύκλιος e-ΕΦΚΑ.

1. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΉ ΑΝΤΑΛΛΑΓΉ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΏΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΉΣ ΑΣΦΆΛΙΣΗΣ/ ELECTRONIC EXCHANGE OF SOCIAL SECURITY INFORMATION - EESSI

H «Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Πληροφοριών Κοινωνικής Ασφάλισης» - «Electronic Exchange of Social Security Information» (εφεξής EESSI) αποτελεί ένα κλειστό πληροφοριακό σύστημα διακίνησης πληροφοριών μεταξύ των Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (εφεξής ΦΚΑ) των κρατών μελών της Ε.Ε., των χωρών Ε.Ο.Χ., της Ελβετίας και του Ηνωμένου Βασιλείου (εφεξής κράτη μέλη). Βασικός σκοπός του συστήματος EESSI είναι η κατάργηση της έγχαρτης ανταλλαγής πληροφοριών μέσω της αυτοματοποίησης των χειρογραφικών διαδικασιών που εφαρμόζονται από τους ΦΚΑ στο πλαίσιο εφαρμογής των Κανονισμών (ΕΚ) 883/04 και 987/09.

Με την ανωτέρω σχετική εγκύκλιο, σας κοινοποιήθηκαν αφενός το νομικό πλαίσιο για τη διασύνδεση του e-ΕΦΚΑ με το πληροφοριακό σύστημα EESSI, αφετέρου τα βασικά δομικά στοιχεία του EESSI και τα εργαλεία του.

Με την παρούσα, σας ενημερώνουμε για τη σταδιακή μετάβαση των υπηρεσιών του Φορέα μας στο σύστημα EESSI, με έναρξη την 05/07/2021, καθώς και για την διαχείριση της αλληλογραφίας στο πλαίσιο εφαρμογής των ευρωπαϊκών Κανονισμών έως και την πλήρη ανάπτυξη του συστήματος EESSI.

Επιπρόσθετα, στο τέλος της παρούσας εγκυκλίου, ακολουθούν:

α) Το Παράρτημα Ι με τις ημερομηνίες ένταξης στο EESSI των Σεναρίων Επιχειρησιακών Χρήσεων (άλλως BUCs), αρμοδιότητας e-ΕΦΚΑ, καθώς και τα Ηλεκτρονικά Δομημένα Έγγραφα (ή SEDs) που έκαστο BUC περιλαμβάνει.

β) Το Παράρτημα ΙΙ με συνοπτική περιγραφή των ως άνω τυποποιημένων ηλεκτρονικών διαδικασιών (BUCs) που σταδιακά θα αντικαθιστούν τις υφιστάμενες χειρογραφικές διαδικασίες.

γ) Το Παράρτημα ΙΙΙ με τα στοιχεία των Δομών του e-ΕΦΚΑ (ονομασίες και κωδικοί), όπως αυτά έχουν καταχωρισθεί στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης – IR.

δ) Το Παράρτημα IV με τις Υπηρεσίες του φορέα μας που θα ενταχθούν άμεσα στο EESSI (EESSI ready) και τις αντίστοιχες Περιφερειακές Ενότητες που θα εξυπηρετούν.

Επισημαίνουμε ότι η ακολουθία των BUCs, στο πλαίσιο των οποίων τα κράτη μέλη έχουν την υποχρέωση να ανταλλάσσουν τις πληροφορίες αποκλειστικά μέσω του συστήματος EESSI, υποδεικνύεται σταδιακά από την Διοικητική Επιτροπή της Ε.Ε. και προσδιορίζεται σύμφωνα με τον κανόνα ετοιμότητας των κρατών μελών που προβλέπεται στην αρ. Ε7/27.06.2019 Απόφαση της Διοικητικής Επιτροπής για τον Συντονισμό των Συστημάτων Κοινωνικής Ασφάλισης.

Ως εκ τούτου, θα ενημερώνεστε σταδιακά από την υπηρεσία μας για την έναρξη εφαρμογής των ηλεκτρονικών διαδικασιών αρμοδιότητας e-ΕΦΚΑ, σύμφωνα με την ακολουθία ένταξής τους στο EESSI. Με την ένταξη νέων διαδικασιών (BUCs) στο EESSI θα κοινοποιούνται επικαιροποιημένα τα Παραρτήματα Ι και ΙΙ.

2. ΑΡΜΌΔΙΑ ΤΜΉΜΑΤΑ ΤΟΥ E-ΕΦΚΑ ΑΝΆ ΔΙΑΔΙΚΑΣΊΑ (BUC)

Οι Υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ, οι οποίες θα ενταχθούν στο σύστημα EESSI, καθορίζονται από τις διατάξεις του π.δ. 8/2019 που αφορούν στην οργανωτική δομή του Φορέα μας, όπως ισχύουν. Πρόκειται για τις υπηρεσίες που, στον τομέα ή τομείς αρμοδιοτήτων τους, διαχειρίζονται και διεκπεραιώνουν διασυνοριακά αιτήματα κατ’ εφαρμογή των διατάξεων των Καν. (ΕΚ) 883/04 και 987/09.

Δεδομένου ότι μέσω του EESSI εισάγονται τυποποιημένες ηλεκτρονικές διαδικασίες, παρατίθεται κατωτέρω Πίνακας με τα Σενάρια Επιχειρησιακών Χρήσεων (BUCs) καθώς και τα Τμήματα του e-ΕΦΚΑ που θα τα διαχειρίζονται μέσω του συστήματος, σύμφωνα με την αρμοδιότητά τους.

ΠΙΝΑΚΑΣ 1

Εφιστούμε την προσοχή σας στο γεγονός ότι η διαχείριση αλληλογραφίας στο πλαίσιο των Ευρωπαϊκών Κανονισμών και η κοινοποίηση πληροφοριών μέσω του συστήματος EESSI δεν επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο διεκπεραιώνονται οι υποθέσεις σε εθνικό επίπεδο. Οι διαδικασίες του Πίνακα 1 βασίζονται στις διατάξεις των Κανονισμών συντονισμού και αφορούν αποκλειστικά τον τρόπο ανταλλαγής πληροφοριών με τα άλλα κράτη μέλη.

3. ΡΌΛΟΙ ΧΡΗΣΤΏΝ ΣΤΟ ΣΎΣΤΗΜΑ EESSI

Όπως σας γνωστοποιήθηκε ήδη με την αρ. 25/2021 Εγκύκλιο, το λογισμικό που θα χρησιμοποιείται από τον Φορέα μας για τη διεκπεραίωση των διασυνοριακών υποθέσεων μέσω EESSI είναι το Reference Implementation of a National Application, εφεξής RINA, το οποίο προβλέπει Ρόλους Χρηστών με συγκεκριμένα δικαιώματα για την αποτελεσματικότερη διαχείριση των υποθέσεων.

Σύμφωνα με την ιεραρχική οργάνωση του e-ΕΦΚΑ, στα αρμόδια τμήματα των Τοπικών Υπηρεσιών που εντάσσονται στο EESSI, προβλέπονται τρεις (3) βασικοί ρόλοι:

• Επόπτης/Προϊστάμενος, εφεξής Supervisor: ρόλος ο οποίος θα αποδίδεται σε Προϊσταμένους Τμημάτων για την έγκριση και αποστολή των Δομημένων Ηλεκτρονικών Εγγράφων (SEDs) μέσω EESSI.
• Μη εξουσιοδοτημένος χρήστης (unauthorized clerk): ρόλος ο οποίος θα αποδίδεται σε υπαλλήλους των Τμημάτων για τη δημιουργία και διαχείριση υποθέσεων (BUCs), καθώς και τη συμπλήρωση των Δομημένων Ηλεκτρονικών Εγγράφων (SEDs). Μετά τη δημιουργία σχεδίου SED, οι μη εξουσιοδοτημένοι χρήστες θα πρέπει να υποβάλουν Αίτημα Έγκρισης (Request Approval) στον Προϊστάμενό τους.

Οι ως άνω κατηγορίες χρηστών έχουν δικαίωμα παραλαβής και ανάγνωσης υποθέσεων (BUCs) ή δομημένων ηλεκτρονικών εγγράφων (SEDs), αλλά μόνο ο Προϊστάμενος του Τμήματος (Supervisor) μπορεί να αποστέλλει SEDs σε άλλους φορείς.

• Επισκέπτης/Παρατηρητής: ρόλος ο οποίος θα αποδίδεται σε υπαλλήλους των Τμημάτων Διοικητικού και Πληροφόρησης των Πολιτών για την πληροφόρηση και καθοδήγηση των ασφαλισμένων, καθώς και οποιαδήποτε άλλη υποχρέωση προκύπτει από τις διατάξεις του π.δ. 8/2019 σχετικά με τις αρμοδιότητες των εν λόγω Τμημάτων.

Ο Supervisor και οι Μη εξουσιοδοτημένοι χρήστες του κάθε Τμήματος θα απαρτίζουν μία Υπο-ομάδα η οποία θα έχει πρόσβαση στα Σενάρια Επιχειρησιακών Χρήσεων (BUCs), αποκλειστικά με βάση τα δικαιώματα που απορρέουν από τον ρόλο τους στην εφαρμογή RINA και σύμφωνα με τις καθ’ ύλην αρμοδιότητες του Τμήματος.

Οι χρήστες με ρόλο Επισκέπτης/ Παρατηρητής θα έχουν πρόσβαση στις υποθέσεις όλων των Υπο-ομάδων της ίδιας δομής με τα δικαιώματα που επιτρέπει ο ρόλος τους.

Ωστόσο, στη RINA προβλέπονται και άλλοι ρόλοι (όπως π.χ. εξουσιοδοτημένοι χρήστες, χρήστες με δικαιώματα Ελεγκτή ή χρήστες Ιατρικών Δεδομένων), οι οποίοι θα αποδίδονται ανάλογα με τις ανάγκες διαχείρισης των υποθέσεων και σύμφωνα με τους κανόνες διοικητικής ιεραρχίας και τις σχετικές αρμοδιότητες.

Ακολουθεί Πίνακας με το σύνολο των ρόλων και των αντίστοιχων ενεργειών που επιτρέπει η εφαρμογή RINA.

ΠΙΝΑΚΑΣ 2

Ένας χρήστης μπορεί, με τον ίδιο κωδικό ταυτοποίησης, να έχει πολλαπλούς ρόλους και συνεπώς να εκτελεί κάθε ενέργεια που προβλέπεται για τους ρόλους αυτούς. Για παράδειγμα, ένας μη εξουσιοδοτημένος υπάλληλος που είναι επίσης και χρήστης ιατρικών δεδομένων μπορεί να συμπληρώνει SEDs, αλλά και να χειρίζεται εμπιστευτικά ιατρικά δεδομένα, σύμφωνα με τα δικαιώματα και των 2 ρόλων του.

Αιτήματα που αφορούν αλλαγές ρόλων, απόδοση νέου κωδικού χρήστη ή κατάργηση κωδικών, θα πρέπει να απευθύνονται στον Διαχειριστή του συστήματος (βλ. Ενότητα 11).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους ρόλους και τις επιτρεπόμενες ενέργειες, μπορείτε να συμβουλεύεστε το Εγχειρίδιο Χρήστη RINA που θα βρείτε αναρτημένο στο Intranet μαζί με την παρούσα.

4. ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΉ ΠΕΡΊΟΔΟΣ ΈΩΣ ΤΗΝ ΠΛΉΡΗ ΑΝΆΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ EESSI

Προκειμένου να καταστεί δυνατή, από 05/07/2021 και μετά, η ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών στον Φορέα μας και μέχρι την πλήρη ανάπτυξη του συστήματος EESSI στον e-ΕΦΚΑ και τη σύσταση των Τοπικών Διευθύνσεων στο σύνολο της επικράτειας, όπως προβλέπεται από τις διατάξεις του π.δ. 8/2019, αναπτύχθηκε σύστημα EESSI περιορισμένης εμβέλειας και ορίστηκαν:

• Τέσσερα (4) Σημεία Υποδοχής για την παραλαβή των αιτημάτων από το εξωτερικό [βλ. Υποενότητα 4.1]
• Περιορισμένος αριθμός υπηρεσιών (32) που θα εμπλέκονται άμεσα στη διαχείριση της σχετικής αλληλογραφίας μέσω του συστήματος EESSI [βλ. Υποενότητα 4.2]

4.1. ΣΗΜΕΊΑ ΥΠΟΔΟΧΉΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΉΜΑΤΟΣ EESSI

Τα Σημεία Υποδοχής του συστήματος EESSI είναι οι μοναδικές υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ, οι οποίες θα είναι ορατές στο σύστημα από τους χρήστες των ΦΚΑ των άλλων κρατών μελών.

Κάθε Σημείο θα παραλαμβάνει μεμονωμένα μηνύματα (BUCs/υποθέσεις) από τον ασφαλιστικό φορέα του εξωτερικού, ανάλογα με τα BUCs για τα οποία έχει οριστεί αρμόδιο. Στη συνέχεια, οι χρήστες EESSI του κάθε Σημείου θα αναθέτουν μέσω της εφαρμογής RINA την εκάστοτε υπόθεση (BUC) σε ορισμένη Υπο-Ομάδα χρηστών, σύμφωνα με την αρμοδιότητά της.

Κατά το πιλοτικό στάδιο λειτουργίας του συστήματος EESSI, ως Σημεία Υποδοχής για τις 69 κύριες διαδικασίες (BUCs) αρμοδιότητας του e-ΕΦΚΑ, ορίζονται οι παρακάτω υπηρεσιακές μονάδες:

ΠΙΝΑΚΑΣ 3

Για τη διαχείριση των υποθέσεων που θα εισέρχονται μέσω του συστήματος EESSI, οι χρήστες των Τμημάτων των υπηρεσιών e-ΕΦΚΑ που εντάσσονται στο EESSI κατά τη μεταβατική περίοδο (βλ. ενότητα 4.2), θα συνδέονται με έναν από τους παρακάτω συνδέσμους (URL), ανάλογα με τα BUCs αρμοδιότητάς τους και το Σημείο Υποδοχής που τα παραλαμβάνει. Συγκεκριμένα, θα επιλέγουν:

α. Για το Σημείο Υποδοχής 1 τον σύνδεσμο (URL): https://www.eessi-rina1.efka.gov.gr/

β. Για το Σημείο Υποδοχής 2 τον σύνδεσμο (URL): https://www.eessi-rina2.efka.gov.gr/

γ. Για το Σημείο Υποδοχής 3 τον σύνδεσμο (URL): https://www.eessi-rina3.efka.gov.gr/

δ. Για το Σημείο Υποδοχής 4 τον σύνδεσμο (URL): https://www.eessi-rina4.efka.gov.gr/

Οι ως άνω εγκαταστάσεις της εφαρμογής RINA είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους. Κατά συνέπεια, για να έχουν πρόσβαση οι χρήστες στη διασυνοριακή αλληλογραφία που παραλαμβάνεται από διαφορετικά Σημεία Υποδοχής, θα πρέπει να συνδέονται στον εκάστοτε σύνδεσμο (URL) χρησιμοποιώντας το ίδιο Όνομα Χρήστη (username). Όσον αφορά τον κωδικό χρήστη (password), αυτός μπορεί να είναι διαφορετικός για κάθε σύνδεσμο (URL).

4.2. ΑΡΜΌΔΙΕΣ ΔΟΜΈΣ E-ΕΦΚΑ ΚΑΤΆ ΤΗ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΉ ΠΕΡΊΟΔΟ

Οι Υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ που εντάσσονται στο σύστημα EESSI και καλούνται, από 05/07/2021 και μετά, να ανταλλάσσουν πληροφορίες (SEDs) στο πλαίσιο των BUCs αρμοδιότητάς τους, είναι οι ακόλουθες:

ΠΙΝΑΚΑΣ 4

Σε περίπτωση που κάποια από τις ως άνω Υπηρεσίες καταργείται ή συγχωνεύεται, προκειμένου να συσταθεί μία Τοπική Διεύθυνση, οι αρμοδιότητές της όσον αφορά το EESSI μεταφέρονται, χωρίς νέα ενημέρωση, στα αντίστοιχα Τμήματα της Τοπικής Διεύθυνσης e-ΕΦΚΑ.

Οι λοιπές Υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ (εκτός EESSI) που έχουν την αρμοδιότητα διεκπεραίωσης των διασυνοριακών αιτημάτων, εξακολουθούν να εξετάζουν τα αιτήματα κατ’ εφαρμογή των διατάξεων των Κανονισμών (ΕΚ) 883/04 και 987/09, μέχρι την ένταξή τους στο σύστημα EESSI, τη συγχώνευση ή την κατάργησή τους, ωστόσο θα ακολουθούν διαφορετική διαδικασία [βλ. Ενότητα 5].

5. ΔΙΑΧΕΊΡΙΣΗ ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΊΑΣ ΚΑΤΆ ΤΗ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΉ ΠΕΡΊΟΔΟ & ΜΈΧΡΙ ΤΗΝ ΠΛΉΡΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑ ΤΟΥ EESSI

Η αλληλογραφία με τους φορείς των κρατών μελών για αιτήματα που υποβάλλονται στις υπηρεσίες του Φορέα μας μετά την ημερομηνία ένταξης των αντίστοιχων επιχειρησιακών διαδικασιών στο σύστημα EESSI, θα διενεργείται αποκλειστικά μέσω του συστήματος EESSI με την ανταλλαγή δομημένων ηλεκτρονικών εγγράφων (SEDs) στα σχετικά Σενάρια Επιχειρησιακών Χρήσεων (BUCs).

Τα εκκρεμή αιτήματα που έχουν υποβληθεί πριν την ημερομηνία ένταξης των αντίστοιχων επιχειρησιακών διαδικασιών στο σύστημα EESSI (αυτά για τα οποία έχει ήδη σταλεί έστω και ένα έγγραφο/έντυπο σε ή από φορέα του εξωτερικού), θα εξακολουθήσουν, προς το παρόν, να διεκπεραιώνονται με συμβατική (έντυπη) διαδικασία, δηλαδή εκτός του συστήματος EESSI, με χρήση εντύπων σειράς Ε ή και με SEDs, εάν κρίνεται ότι αυτό εξυπηρετεί καλύτερα τις ανάγκες μιας υπόθεσης.

Εξαίρεση αποτελούν οι διαδικασίες που αφορούν στην απονομή συντάξεων (γήρατος, θανάτου ή αναπηρίας), καθώς, μετά την ένταξή τους στο σύστημα EESSI, η διεκπεραίωση των εκκρεμών αιτημάτων θα ολοκληρώνεται με τη χρήση του P_BUC_10 «Transitional Cases – Μεταβατικές Υποθέσεις».

Για τις διαδικασίες που δεν εντάσσονται ακόμα υποχρεωτικά στο EESSI, τα αρμόδια όργανα της Ε.Ε. αποφάσισαν την παράλληλη κυκλοφορία, σε έντυπη μορφή, όλων των σχετικών κοινοτικών εντύπων: σειράς Ε, SEDs, καθώς και οποιοδήποτε άλλου εγγράφου, ακόμα και σε παρωχημένη μορφή, περιεχόμενο ή δομή.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων μέσω του συστήματος EESSI δεν καταργεί την χρήση των φορητών εγγράφων (Portable Documents)! – βλ. ενότητα 7

Οι διασυνοριακές υποθέσεις για τις οποίες ο e-ΕΦΚΑ και οι ΦΚΑ των λοιπών κρατών μελών θα ανταλλάσσουν πληροφορίες μέσω του συστήματος EESSI, διακρίνονται σε υποθέσεις που ξεκινούν στο εξωτερικό, δημιουργούνται δηλαδή από Φορείς άλλων κρατών μελών, και σε υποθέσεις που δημιουργούνται (ξεκινούν) από τον e-ΕΦΚΑ.

Παρακάτω περιγράφονται τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθούν οι υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ στο πλαίσιο εφαρμογής του EESSI.

5.Α. ΓΙΑ ΣΕΝΆΡΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΏΝ ΧΡΉΣΕΩΝ (BUCS) ΠΟΥ ΔΗΜΙΟΥΡΓΟΎΝΤΑΙ ΑΠΌ ΞΈΝΟ ΦΟΡΈΑ

Ο e-ΕΦΚΑ έχει τον ρόλο του Αντισυμβαλλόμενου/ Counterparty.

Οι ξένοι Φορείς (Κάτοχοι της υπόθεσης/ Case Owners) επιλέγουν το αρμόδιο Σημείο Υποδοχής του e-ΕΦΚΑ, ανάλογα με το BUC που θέλουν να αποστείλουν. Το BUC παραλαμβάνεται από το αρμόδιο Σημείο και ανατίθεται μέσω RINA στην αρμόδια Υπο-Ομάδα χρηστών (στο αρμόδιο δηλ. Τμήμα μίας εκ των δομών του Πίνακα 4). Εφόσον, στη συνέχεια, απαιτείται απάντηση για την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης υπόθεσης, το απαντητικό SED της αρμόδιας Υπο-ομάδας αποστέλλεται απευθείας στον ξένο φορέα, χωρίς να μεσολαβεί η Υπηρεσία Υποδοχής.

Στον παρακάτω Πίνακα απεικονίζεται η ροή αλληλογραφίας από τα Σημεία Υποδοχής προς τα αρμόδια Τμήματα (Υπο-ομάδες) με βάση τα BUCs αρμοδιότητάς τους:

ΠΙΝΑΚΑΣ 5

Μετά την παραλαβή του διασυνοριακού αιτήματος μέσω RINA και μέχρι την πλήρη ανάπτυξη του EESSI στον Φορέα μας, οι ενέργειες που πρέπει να ακολουθούνται από τις Υπηρεσίες του Πίνακα 4 διακρίνονται ως εξής:

I. Σε περίπτωση που το διασυνοριακό αίτημα (BUC) εμπίπτει στην χωρική και καθ’ ύλην αρμοδιότητα της δομής, ο Supervisor της εκάστοτε Υπο-ομάδας (Προϊστάμενος του Τμήματος) θα αναθέτει την υπόθεση στον μη εξουσιοδοτημένο χρήστη της Ομάδας του, ο οποίος θα διαχειρίζεται το συγκεκριμένο BUC και θα συμπληρώνει το/τα προβλεπόμενο/-α σε αυτό SED(s). Για την εξέταση του αιτήματος θα ακολουθούνται οι εσωτερικές διαδικασίες, όπως αυτές προβλέπονται στον Φορέα μας. Όταν ολοκληρώνονται οι απαιτούμενες εσωτερικές ενέργειες και η συμπλήρωση του SED από τον υπάλληλο, ο Προϊστάμενος (Supervisor) θα προβαίνει στην έγκριση και αποστολή του SED μέσω της εφαρμογής RINA.

II. Για τα BUCs που, κατά τη μεταβατική περίοδο, παραλαμβάνονται μέσω RINA και εμπίπτουν στην αρμοδιότητα υπηρεσιών που δεν συμμετέχουν άμεσα στο EESSI, οι υπηρεσίες του Πίνακα 4 θα συνδράμουν τις μη ενταγμένες στο EESSI δομές που βρίσκονται εντός των ορίων των Περιφερειακών Ενοτήτων τους (βλ. σχετ. Παράρτημα IV).

Ανάλογα με την περίπτωση, οι υπηρεσίες του Πίνακα 4 δύνανται:

α) είτε να διαβιβάζουν, με συμβατικό τρόπο, στις εκτός EESSI δομές τα SED(s) που παραλαμβάνουν,

β) είτε να αλληλογραφούν οι ίδιες με τον ξένο φορέα, εντοπίζοντας μέσω ΟΠΣ ή άλλων εφαρμογών τις απαιτούμενες πληροφορίες ή ζητώντας, επιλεκτικά, μόνο τα μη διαθέσιμα στοιχεία από τις εκτός EESSI δομές.

Στην πρώτη περίπτωση, οι υπηρεσίες εκτός EESSI θα προβαίνουν στις ενέργειες που είθισται να εκτελούν ως σήμερα, για την εξέταση των υποθέσεων σε εσωτερικό επίπεδο. Όταν όμως απαιτείται η αποστολή απάντησης/ ερωτήματος/ κοινοποίησης σε Φορέα του εξωτερικού, θα ακολουθούνται τα βήματα που περιγράφονται στα Σενάρια Επιχειρησιακών Χρήσεων (BUC_Guidelines) και θα διαβιβάζονται συμπληρωμένα τα προβλεπόμενα για την εκάστοτε διαδικασία SEDs στην υπηρεσία του Πίνακα 4 από την οποία παραλήφθηκε η αρχική αλληλογραφία, για την τελική αποστολή τους μέσω EESSI. Στις περιπτώσεις αυτές, οι ενταγμένες στο EESSI Υπηρεσίες του Πίνακα 4 θα πρέπει να μεταφέρουν τις σχετικές πληροφορίες που έλαβαν από την εκτός EESSI δομή στο ανάλογο SED, εντός του συστήματος, ώστε να αποστείλουν μέσω RINA την απάντηση του Φορέα μας και να ολοκληρωθεί η υπόθεση.

Ωστόσο, δεδομένου ότι τα παραπάνω καθιστούν σύνθετη και χρονοβόρα τη σχετική διαδικασία (τυχόν σφάλματα στη συμπλήρωση των Δομημένων Ηλεκτρονικών Εγγράφων από πλευράς των μη ενταγμένων δομών θα προκαλεί νέο κύκλο αλληλογραφίας), στις περιπτώσεις που η ενταγμένη στο EESSI υπηρεσία μπορεί να ολοκληρώσει η ίδια το BUC (όπως π.χ. να απαντήσει σε ερώτημα που αφορά στο δικαίωμα σε παροχές ασθένειας), προτείνεται να αποφεύγεται η ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των αρμόδιων υπηρεσιών.

III. Όσον αφορά αιτήματα που, εκ παραδρομής, αποστέλλονται μέσω RINA από ένα Σημείο Υποδοχής σε αναρμόδια υπηρεσία εξ αυτών του Πίνακα 4, η αναρμόδια Υπο-ομάδα θα εντοπίζει την αρμόδια από τις υπηρεσίες του Πίνακα 4 και θα αναθέτει την υπόθεση με τη χρήση της λειτουργίας «ΑΝΑΘΕΣΗ ΥΠΟΘΕΣΗΣ» (Case Assignment), χωρίς να μεσολαβεί το Σημείο Υποδοχής. Κατά τη χειροκίνητη ανάθεση σε αρμόδια Υπο-ομάδα άλλης δομής, ο Supervisor θα πρέπει να αφαιρεί τα δικαιώματα πρόσβασης στην υπόθεση προκειμένου να μη λαμβάνει περαιτέρω μηνύματα για την ίδια υπόθεση.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ:

Το Τμήμα Μητρώου του Περιφερειακού Υποκαταστήματος Μισθωτών Αχαΐας (Πάτρας) λαμβάνει, μέσω του Σημείου Υποδοχής 4, ένα S_BUC_01 «Δικαίωμα – Κατοικία εκτός αρμοδίου Κράτους Μέλους χωρίς Φορητό Έγγραφο» από τον γαλλικό φορέα ασφάλισης.

Η διαδικασία S_BUC_01 αφορά περιπτώσεις που ο ασφαλισμένος κατοικεί σε άλλο από το αρμόδιο για την ασφάλισή του κράτος μέλος και υποβάλλει στον φορέα της χώρας κατοικίας του, σύμφωνα με τα άρθ. 17, 22, 24, 25 και 26 του Καν. (ΕΚ) 883/04 & του άρθ. 24 του Καν. εφαρμογής 987/09, αίτημα χορήγησης παροχών ασθένειας σε είδος, χωρίς να διαθέτει έγγραφο δικαιώματος (όπως π.χ. S1 ή E121). Απαιτείται επομένως από πλευράς του αρμόδιου κράτους μέλους η επιβεβαίωση ότι το συγκεκριμένο πρόσωπο δικαιούται παροχές ασθένειας σε είδος.

Ως Κάτοχος της Υπόθεσης (Case Owner), ο φορέας της χώρας κατοικίας (εν προκειμένω της Γαλλίας) αποστέλλει στον Φορέα μας, τον οποίο θεωρεί αρμόδιο στην εν λόγω περίπτωση, το αρχικό δομημένο ηλεκτρονικό έγγραφο που προβλέπεται στη συγκεκριμένη διαδικασία, δηλ. το SED S071 «Αίτημα για Έγγραφο δικαιώματος – Κατοικία».

Υπάρχουν τρεις πιθανότητες:

I. Εάν το πρόσωπο για το οποίο αποστέλλεται το αίτημα εμπίπτει στη χωρική και καθ’ ύλην αρμοδιότητα του Περιφερειακού Υποκαταστήματος Μισθωτών Αχαΐας, το Τμήμα Μητρώων και Ασφαλιστικού Βίου θα απαντήσει στον ξένο φορέα με το SED S072 «Έγγραφο Δικαιώματος», επιβεβαιώνοντας ή όχι το δικαίωμα σε υγειονομική περίθαλψη και ενημερώνοντας σχετικά με το χρονικό διάστημα του δικαιώματος ή τον λόγο για τον οποίο το ενδιαφερόμενο πρόσωπο δεν έχει ασφαλιστική ικανότητα στον e-ΕΦΚΑ.

Στη συνέχεια και σύμφωνα πάντα με τις Οδηγίες (BUC Guidelines), ο γαλλικός φορέας θα αποστείλει το SED S073 «Πληροφορίες για την εγγραφή – Κατοικία», με το οποίο θα επιβεβαιώνει την εγγραφή ή τη μη-εγγραφή του προσώπου στα Μητρώα του, βάσει του S072 που έστειλε το Υποκατάστημα Αχαΐας νωρίτερα. Σε περίπτωση εγγραφής του ασφαλισμένου, το Τμήμα Μητρώων και Ασφαλιστικού Βίου μπορεί να αμφισβητήσει την περίοδο που σημειώνεται στο γαλλικό S073, αποστέλλοντας το SED S050 «Αμφισβήτηση ημερομηνίας», όπου θα διατυπώνει τη διαφωνία του και τους λόγους γι’ αυτήν. Ο γαλλικός φορέας θα πρέπει να επανέλθει με νέο SED S073. Τα SEDs S050 και S073 μπορεί να ανταλλαχθούν αρκετές φορές έως ότου ο αρμόδιος φορέας (εν προκειμένω ο e-ΕΦΚΑ) αποδεχτεί τις αναγραφόμενες ημερομηνίες εγγραφής.

II. Εάν το πρόσωπο για το οποίο αποστέλλεται το εν λόγω αίτημα εμπίπτει στη χωρική αρμοδιότητα δομής που δεν εντάσσεται προς το παρόν στο EESSI, π.χ. του Β' Τοπικού Υποκαταστήματος Μισθωτών Αιτωλοακαρνανίας (Ναύπακτος), το SED S071 «Αίτημα για Έγγραφο δικαιώματος - Κατοικία» μπορεί να αποσταλεί με συμβατικό τρόπο στην ως άνω Υπηρεσία, προκειμένου να εξετάσει την υπόθεση και να στείλει συμπληρωμένο το απαντητικό SED S072 «Έγγραφο Δικαιώματος» στο Περιφερειακό Υποκατάστημα Μισθωτών Αχαΐας. Το ενταγμένο στο EESSI Τμήμα Μητρώων και Ασφαλιστικού Βίου του Υποκαταστήματος Αχαΐας θα πρέπει να μεταφέρει τις σχετικές πληροφορίες σε SED S072 στην εφαρμογή RINA και να το αποστείλει στον ξένο φορέα. Η παραπάνω διαδικασία θα επαναληφθεί όταν ο γαλλικός φορέας στείλει στη συνέχεια το S073 «Πληροφορίες για την εγγραφή – Κατοικία» και σε περίπτωση που το Β' Τοπικό Υποκατάστημα Μισθωτών Αιτωλοακαρνανίας αποφασίσει να αμφισβητήσει τις ημερομηνίες εγγραφής του γαλλικού S073 μέσω S050 «Αμφισβήτηση ημερομηνίας», θα ανταλλαχθούν με τον ίδιο τρόπο τα σχετικά SEDs S050 και S073 μέχρι να γίνει αποδεκτό από ελληνικής πλευράς το γαλλικό S073 και να ολοκληρωθεί η διαδικασία S_BUC_01.

Προκειμένου ωστόσο να αποφευχθούν οι αλλεπάλληλες ανταλλαγές εγγράφων και να επισπευθεί η σχετική διαδικασία, το Τμήμα Μητρώων και Ασφαλιστικού Βίου του Περιφερειακού Υποκαταστήματος Μισθωτών Αχαΐας μπορεί να στείλει απευθείας στον γαλλικό φορέα το απαντητικό SED S072, ή, σε περίπτωση που δεν διαθέτει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, να τις ζητήσει μέσω απλού ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Β' Τοπικό Υποκατάστημα Μισθωτών Αιτωλοακαρνανίας.

III. Σε περίπτωση που το S_BUC_01 «Δικαίωμα – Κατοικία εκτός αρμοδίου Κράτους Μέλους χωρίς PD» ανατέθηκε εκ παραδρομής από το αρμόδιο Σημείο Υποδοχής στο Περιφερειακό Υποκατάστημα Μισθωτών Αχαΐας, ενώ για παράδειγμα η τελευταία κατοικία του ασφαλισμένου στην Ελλάδα ήταν στα Γιάννενα, το Τμήμα Μητρώων του Υποκ/τος Μισθωτών Αχαΐας θα αναθέσει μέσω RINA το S_BUC_01 στην υπο-Ομάδα Μητρώου του Περιφερειακού Υποκαταστήματος Μισθωτών Ιωαννίνων, η οποία θα πρέπει να χειριστεί την υπόθεση σύμφωνα με τα ανωτέρω. Στην περίπτωση αυτή, δεν απαιτείται η εκ νέου μεσολάβηση του Σημείου Υποδοχής, ωστόσο, κατά τη χειροκίνητη ανάθεση στην αρμόδια υπο-Ομάδα, η Ομάδα που παρέλαβε εκ παραδρομής θα πρέπει να φροντίζει να αφαιρούνται τα δικαιώματα πρόσβασης στην υπόθεση.

5.Β. ΓΙΑ ΣΕΝΆΡΙΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΏΝ ΧΡΉΣΕΩΝ (BUCS) ΠΟΥ ΔΗΜΙΟΥΡΓΟΎΝΤΑΙ ΑΠΌ ΤΟΝ E-ΕΦΚΑ

Ο e-ΕΦΚΑ έχει τον ρόλο του Κατόχου Υπόθεσης/ Case Owner.

I. Τα αιτήματα που υποβάλλονται στις Υπηρεσίες του Πίνακα 4 στο πλαίσιο εφαρμογής των Κανονισμών (ΕΚ) 883/04 & 987/09, θα αποστέλλονται μέσω RINA στους αρμόδιους ασφαλιστικούς φορείς του εξωτερικού, ακολουθώντας τα βήματα που ορίζονται στις οδηγίες (BUC_Guidelines). Όπου απαιτείται, για την εύρεση του αρμόδιου φορέα εξωτερικού θα χρησιμοποιείται το Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης για Υπαλλήλους - Clerk Access Interface του Institution Repository (IR), άλλως CAI (βλ. σχετ. Ενότητα 6).

Όταν ένα νέο BUC δημιουργείται από μια αρμόδια Υπο-ομάδα, τα SEDs αποστέλλονται στον Αντισυμβαλλόμενο φορέα χωρίς τη μεσολάβηση του Σημείου Υποδοχής.

II. Τα αιτήματα που υποβάλλονται σε δομές του e-ΕΦΚΑ που κατά τη μεταβατική περίοδο δεν συμμετέχουν στο EESSI, θα εξετάζονται αρμοδίως από τις εν λόγω δομές. Όταν απαιτείται η αποστολή αιτήματος/ ερωτήματος/ γνωστοποίησης σε Φορέα του εξωτερικού, θα εντοπίζεται μέσω των BUC_Guidelines το κατάλληλο BUC και θα διαβιβάζονται συμπληρωμένα τα SEDs που απαιτούνται στη συγκεκριμένη υπόθεση στην αρμόδια γι’ αυτές υπηρεσία του Παραρτήματος IV προκειμένου η τελευταία να τα αποστείλει μέσω RINA στον ξένο Φορέα.

Στη συνέχεια, οι ενταγμένες στο EESSI Υπηρεσίες θα μεταφέρουν τις σχετικές πληροφορίες στο ανάλογο SED, στο πλαίσιο του BUC που αντιστοιχεί στο εκάστοτε αίτημα/ ερώτημα/ γνωστοποίηση, και θα το αποστέλλουν μέσω EESSI στον αρμόδιο Φορέα του εξωτερικού. Εάν, μετά την αποστολή αυτή, απαιτείται -βάσει του ΒUCσυνέχιση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, θα ακολουθούνται τα βήματα που ορίζονται στη σχετική διαδικασία, κατ’ αναλογία με τα προαναφερόμενα, μέχρι να ολοκληρωθεί η συγκεκριμένη υπόθεση.

ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ

Ασφαλισμένος του e-ΕΦΚΑ που κατοικεί και εργάζεται στο Ηράκλειο Κρήτης ως υπάλληλος σε εταιρεία, αποσπάται από τον εργοδότη του για 3 μήνες στο Μόναχο Γερμανίας με σκοπό να ασκήσει εκεί δραστηριότητα για λογαριασμό του. Ο εργοδότης του έχει υποβάλει αίτημα στο αρμόδιο Περιφερειακό Υποκατάστημα Μισθωτών Ηρακλείου Κρήτης για τον προσδιορισμό της εφαρμοστέας νομοθεσίας και τη χορήγηση του φορητού εγγράφου Α1. Το Τμήμα Ασφάλισης του ως άνω Υποκαταστήματος, εκτός από τη χορήγηση του φορητού εγγράφου Α1 στον ασφαλισμένο, βάσει του άρθ. 12 του Καν. (ΕΚ) 883/2004, οφείλει να ενημερώσει, μέσω του συστήματος EESSI, και τον αρμόδιο φορέα της Γερμανίας σχετικά με την απόσπαση.

Στην περίπτωση αυτή, το Τμήμα Ασφάλισης του Περιφερειακού Υποκαταστήματος Μισθωτών Ηρακλείου (Case Owner) θα πρέπει να ξεκινήσει την επιχειρησιακή διαδικασία LA_BUC_04 «Κοινοποίηση Απόσπασης» και να αποστείλει στον γερμανικό φορέα το SED A009 «Κοινοποίηση απόσπασης» με το οποίο γνωστοποιούνται οι απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την απόσπαση. Εφόσον παρέλθει το χρονικό διάστημα αναμονής των 30 ημερών χωρίς κάποια ενημέρωση από τον φορέα της Γερμανίας, το Τμήμα Ασφάλισης θα κλείσει την υπόθεση στη RINA, χρησιμοποιώντας την επιχειρησιακή υποδιαδικασία AD_BUC_01 «Κλείσιμο Υπόθεσης».

Εάν, σε ανάλογη περίπτωση, το αίτημα έχει, για παράδειγμα, υποβληθεί λόγω αρμοδιότητας στο Β' Τοπικό Υποκατάστημα Μισθωτών Λασιθίου (Ιεράπετρα), η ανωτέρω διαδικασία θα ξεκινήσει από το Τμήμα Ασφάλισης του Υποκαταστήματος αυτού (Ιεράπετρας), το οποίο θα αποστείλει, με συμβατικό τρόπο, συμπληρωμένο το SED A009 στο Περιφερειακό Υποκατάστημα Μισθωτών Ηρακλείου προκειμένου το τελευταίο να διαβιβάσει την υπόθεση μέσω RINA.

Κατόπιν των ανωτέρω εφιστούμε την προσοχή σας στο εξής: είτε μία υπηρεσία ανήκει στις άμεσα εμπλεκόμενες στο EESSI (Πίνακας 4), είτε όχι, και ανεξάρτητα του αν ενεργεί ως Case Owner ή ως Counterparty, για την αλληλογραφία με τον ξένο φορέα σχετικά με μία υπόθεση η οποία έχει ενταχθεί υποχρεωτικά στο EESSI, θα πρέπει πάντα να ακολουθούνται τα βήματα που περιγράφονται στις σχετικές οδηγίες (BUC_Guidelines).

6. ΤΑΥΤΟΠΟΊΗΣΗ ΤΟΥ ΦΟΡΈΑ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΎ ΣΤΟ ΑΠΟΘΕΤΉΡΙΟ ΦΟΡΈΩΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΉΣ ΑΣΦΆΛΙΣΗΣ - IR

Για τον εντοπισμό του συμμετέχοντα στην υπόθεση αντισυμβαλλόμενου φορέα, διατίθεται στην εφαρμογή RINA η λειτουργία «Αναζήτηση Φορέα». Μοναδική πηγή του αλγόριθμου «Αναζήτηση Φορέα» είναι το Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR).

Η λειτουργία «Επιλογή Συμμετέχοντος» της εφαρμογής RINA επιτρέπει τον εντοπισμό του καταχωρισμένου στο IR αντισυμβαλλόμενου φορέα μέσω δύο μηχανισμών αναζήτησης:

α) Αναζήτηση με ελεύθερο κείμενο, με καταχώριση για παράδειγμα της ονομασίας ή της ταυτότητας (ID) του φορέα ή του κωδικού χώρας κλπ στο πεδίο «Παραλήπτης».

β) Σύνθετη Αναζήτηση Φορέα, όπου ο αλγόριθμος αναζήτησης επιτρέπει την ταυτοποίηση του φορέα με καταχώριση των παρακάτω στοιχείων:

• Χώρα ( Χώρα προορισμού)
• Τομέας (Επιχειρησιακός Τομέας για τον οποίο είναι αρμόδιος ο Φορέας, π.χ. Τομέας Συντάξεων, Τομέας Παροχών Ασθένειας κ.λπ.)
• Τύπος διαδικασίας - BUC (το προς εξέταση επιχειρησιακό σενάριο)

Σε περίπτωση που το αποτέλεσμα της αναζήτησης εμφανίζει πάνω από έναν αρμόδιο φορέα σε μία χώρα και δεν έχει οριστεί μοναδικός φορέας/υποκατάστημα (Default Institution) για μια συγκεκριμένη διαδικασία, ο χρήστης θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τη Διεπαφή Πρόσβασης Υπαλλήλου (CAI) προκειμένου να περιοριστούν τα αποτελέσματα και να εντοπιστεί ο σωστός φορέας προορισμού (ο σχετικός σύνδεσμος θα αναρτηθεί στο Intranet μαζί με την παρούσα).

Οι χρήστες επιλέγουν τη χώρα στην οποία επιθυμούν να αποστείλουν μια υπόθεση και, στη συνέχεια, «Αναζήτηση βάσει συνάφειας» ή “Contextual Search” από τις διαθέσιμες καρτέλες αναζήτησης. Η λειτουργία «Αναζήτηση βάσει συνάφειας», εκτός από τις γενικές παραμέτρους (π.χ. κατηγορία κοινωνικής ασφάλισης, τύπος BUC κ.α.), προβλέπει επιπλέον κριτήρια αναζήτησης: «Παράμετροι Ταυτοποίησης» (Identification Parameters), τα οποία έχουν επιλεγεί σε εθνικό επίπεδο (ειδικά για κάθε χώρα) ώστε να διευκολύνεται ο εντοπισμός του αρμόδιου φορέα/υπηρεσίας όταν στη χώρα υπάρχουν πολλοί ΦΚΑ αρμόδιοι για την ίδια επιχειρησιακή διαδικασία (BUC).

Οι παράμετροι ταυτοποίησης που χρησιμοποιούνται από τις χώρες στο σύστημα EESSI είναι:

1. Γεωγραφική κάλυψη: Ένας Φορέας (ένα Υποκατάστημα) είναι αρμόδιο για την διαχείριση των υποθέσεων ορισμένων μόνο από τις συμμετέχουσες χώρες. Το Υποκατάστημα δηλαδή ανταλλάσσει αλληλογραφία μόνο με τη χώρα, ή τις χώρες, για την οποία έχει οριστεί αρμόδιο. Για παράδειγμα, το Υποκατάστημα Α διαχειρίζεται τη διαδικασία P_BUC_02 με τη Γερμανία, ενώ το Υποκατάστημα Β τη διαδικασία P_BUC_02 με τη Γαλλία.

2. Επιχειρησιακός Τομέας: Η εν λόγω παράμετρος επιτρέπει τον εντοπισμό του αρμόδιου φορέα βάσει του τομέα κοινωνικής ασφάλισης για τον οποίο είναι υπεύθυνος, σε συνδυασμό με ένα συγκεκριμένο τύπο BUC. Αυτή η παράμετρος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για τις Οριζόντιες διαδικασίες (BUCs του τομέα Horizontal). Για παράδειγμα, ένας φορέας που, βάσει εθνικής νομοθεσίας, είναι αρμόδιος για παροχές ασθένειας σε είδος, θα διαχειρίζεται το H_BUC_01 μόνο εάν η συγκεκριμένη διαδικασία συνδέεται με τον τομέα παροχών ασθένειας σε είδος.

3. Εδαφική κάλυψη/ Χωρική αρμοδιότητα: Η παράμετρος αυτή χρησιμοποιείται όταν τα Υποκαταστήματα/Φορείς σε μια χώρα διαχειρίζονται τα ίδια BUCs και διακρίνονται μεταξύ τους ανάλογα π.χ. με την περιφέρεια ή τον νομό. Για παράδειγμα, το Υποκατάστημα A χειρίζεται τα S_BUC_01 των πολιτών που κατοικούν στην περιφέρεια 1, ενώ το Υποκατάστημα B χειρίζεται τα S_BUC_01 αυτών που κατοικούν στην περιφέρεια 2.

4. Προσωπική κάλυψη: Στη συγκεκριμένη παράμετρο χρησιμοποιείται το σύστημα ασφάλισης για το οποίο είναι αρμόδιος ένας φορέας, όπως π.χ. των μισθωτών, αυτοαπασχολούμενων, αγροτών κ.λπ.

5. Ταχυδρομικός Κώδικας: Όταν η αρμοδιότητα ενός υποκαταστήματος ή φορέα ορίζεται βάσει ταχυδρομικού κώδικα. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο όταν ο αποστολέας γνωρίζει τον ταχυδρομικό κώδικα του ενδιαφερόμενου πολίτη και για χώρες στις οποίες διαφορετικά Υποκαταστήματα ή Φορείς διαχειρίζονται τον ίδιο τύπο BUC με βάση τον ταχυδρομικό κώδικα της διεύθυνσης κατοικίας του δικαιούχου κοινωνικής ασφάλισης.

Εάν, μετά και την συμπλήρωση των παραμέτρων ταυτοποίησης, τα αποτελέσματα που θα προκύψουν δεν περιορίζονται αποτελεσματικά σε έναν και μοναδικό Φορέα, είναι ασφαλές να επιλέγεται ο Φορέας που φέρει την ένδειξη «Φορέας Σύνδεσης/Default Institution», ο οποίος και έχει την αρμοδιότητα να προωθήσει στον αρμόδιο, εντός της χώρας, Φορέα την συγκεκριμένη υπόθεση.

Στο παρακάτω παράδειγμα, αναζητείται από ελληνικής πλευράς ο αρμόδιος για το H_BUC_10 φορέας της Γερμανίας, ο οποίος και εμφανίζεται αν χρησιμοποιήσουμε την παράμετρο Γεωγραφική Κάλυψη (ο γερμανικός φορέας έχει επιλέξει αυτό το κριτήριο για τη διάκριση των αρμοδιοτήτων μεταξύ των υποκαταστημάτων του):

7. PORTABLE DOCUMENTS – ΦΟΡΗΤΆ ΈΓΓΡΑΦΑ

Όπως προαναφέρθηκε, η ηλεκτρονική διακίνηση αλληλογραφίας μέσω του συστήματος EESSI δεν καταργεί, ούτε επηρεάζει την έκδοση των Φορητών Εγγράφων (PDs), καθώς στο πλαίσιο του EESSI ανταλλάσσονται πληροφορίες μόνο μεταξύ των Φορέων κοινωνικής ασφάλισης των κρατών μελών και όχι μεταξύ των Φορέων και των ασφαλισμένων.

Επισημαίνουμε, ωστόσο, ότι κατά την έκδοση των φορητών εγγράφων αρμοδιότητας του e-ΕΦΚΑ (PDs: A1, S1, S3, DA1, P1, U1, U2, U3), θα πρέπει πλέον να λαμβάνετε υπόψη σας τα ακόλουθα:

Α. Στην Ενότητα «Φορέας που συμπληρώνει το έντυπο» πρέπει να αναγράφονται τα στοιχεία της αρμόδιας Υπηρεσίας του Φορέα μας, όπως αυτά έχουν καταχωριστεί στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR).

Συγκεκριμένα, στο πεδίο «Επωνυμία» πρέπει να αναγράφεται το Ακρωνύμιο του Φορέα (Acronym of the Institution). Στο πεδίο «Κωδικός αναγνώρισης του φορέα» αναγράφεται ο Κωδικός Ταυτοποίησης του φορέα (Επίσημο ΙD) που έχει αποδοθεί στην Υπηρεσία στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης
(Public/Clerk Access Interface).

Στα πεδία Επωνυμία και Κωδικός Αναγνώρισης Φορέα θα πρέπει να καταχωρούνται τα στοιχεία της υπηρεσίας που εκδίδει το Φορητό Έγγραφο (ακόμα και στις περιπτώσεις που το σχετικό Δομημένο Ηλεκτρονικό Έγγραφο –SEDέχει σταλεί από υπηρεσία του Πίνακα 4).

Για παράδειγμα:

ΠΡΟΣΟΧΗ: Στα Φορητά Έγγραφα (PDs) όπως και στα Ηλεκτρονικά Δομημένα Έγγραφα (SEDs) θα καταχωρείται ο ΑΜΚΑ ως μοναδικός ελληνικός ταυτοποιητικός αριθμός ασφάλισης για τον e-ΕΦΚΑ.

Β. Η έκδοση των Φορητών Εγγράφων δεν εμπίπτει στις διαδικασίες του EESSI και ως εκ τούτου δεν αποτελεί υποχρεωτική διαδικασία κατά τη διαχείριση των BUCs. Ωστόσο, τα Φορητά Έγγραφα εξακολουθούν να εκδίδονται, κατόπιν αιτήματος του ασφαλισμένου, σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις των Κανονισμών (ΕΚ) 883/2004 και 987/2009, σε συνδυασμό με τις προϋποθέσεις που προβλέπονται από την εθνική μας νομοθεσία. Τονίζουμε επίσης ότι καθίσταται πλέον υποχρεωτική η ενημέρωση - μέσω EESSIτων φορέων κοινωνικής ασφάλισης για την έκδοση Φορητών Εγγράφων (PDs). Εξαίρεση αποτελεί το Φορητό Έγγραφο S1, για το οποίο δεν προβλέπεται να ενημερώνεται μέσω EESSI ο φορέας του κράτους κατοικίας από τον αρμόδιο φορέα που το εκδίδει. Κατά συνέπεια, αμέσως μετά την έκδοση, για παράδειγμα ενός Φορητού Εγγράφου Δικαιώματος (PDs S3, DA1) ή Προσδιορισμού της Εφαρμοστέας Νομοθεσίας (PD A1), το Τμήμα Μητρώου ή το Τμήμα Ασφάλισης & Εισφορών, αντίστοιχα, μιας μη ενταγμένης στο EESSI υπηρεσίας θα πρέπει να ενημερώνει το αρμόδιο Τμήμα της αρμόδιας για αυτό δομής του Πίνακα 4, προκειμένου το τελευταίο να αποστείλει, μέσω RINA, το σχετικό BUC στον ξένο φορέα.

Γ. Μετά τη δημοσίευση ΦΕΚ ή Απόφασης Διοικητή του e-ΕΦΚΑ σχετικά με την κατάργηση ή συγχώνευση δομών/υπηρεσιών, θα πρέπει να συμβουλεύστε το Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης (IR) προκειμένου να εντοπίσετε τον νέο Κωδικό Αναγνώρισης της Υπηρεσίας σας και να καταχωρείται πλέον στο πεδίο «Κωδικός Αναγνώρισης Φορέα» των φορητών εγγράφων ο νέος αυτός κωδικός.

Προς διευκόλυνσή σας, μπορείτε να συμβουλεύεστε το Παράρτημα ΙΙΙ «Στοιχεία των Δομών e-ΕΦΚΑ - IR» με τα στοιχεία των Υπηρεσιών του Φορέα μας, όπως αυτά έχουν αποδοθεί στο Αποθετήριο Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης.

8. ΔΟΜΗΜΈΝΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΆ ΈΓΓΡΑΦΑ – SEDs

Όπως αναφέρθηκε ήδη στην εγκύκλιο αρ. 25/2021, στα Δομημένα Ηλεκτρονικά Έγγραφα (ΔΗΕ ή SEDs) τα ταυτοποιητικά στοιχεία προσώπου/ασφαλισμένου συμπληρώνονται πάντα με λατινικούς χαρακτήρες. Εφιστούμε επίσης την προσοχή σας στο ότι η συμπλήρωση στα σχετικά πεδία θα πρέπει να γίνεται πάντα με ΚΕΦΑΛΑΙΑ γράμματα.

Τονίζουμε, επιπλέον, ότι παρότι στα SEDs υπάρχουν πεδία που δεν είναι υποχρεωτικά (optional fields), συνιστάται η συμπλήρωση όλων των πεδίων, εφόσον διατίθενται οι σχετικές πληροφορίες στον Φορέα μας, προκειμένου να διευκολύνονται οι Φορείς στην ταυτοποίηση των προσώπων και τη διαχείριση των υποθέσεων.

Επαναλαμβάνουμε ότι για τον Φορέα μας μοναδικός ταυτοποιητικός αριθμός ασφάλισης είναι ο ΑΜΚΑ και όχι οι Αριθμοί Μητρώου των εντασσόμενων στον eΕΦΚΑ πρώην ΦΚΑ [σχετικό πεδίο: Προσωπικός Αριθμός Αναγνώρισης του προσώπου - Personal Ιdentification Νumber (PIN)]

ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα Ηλεκτρονικά Δομημένα Έγγραφα (SEDs) δημιουργήθηκαν για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των Φορέων Κοινωνικής Ασφάλισης των κρατών μελών. Στους ασφαλισμένους χορηγούνται Φορητά Έγγραφα (PDs).

9. ΙΔΙΑΙΤΕΡΌΤΗΤΕΣ ΟΡΙΣΜΈΝΩΝ BUCS

Α. Όσον αφορά τον τομέα της Εφαρμοστέας Νομοθεσίας

LA_BUC_01 Αίτημα Εξαίρεσης βάσει του άρθ. 16 του Κανονισμού (ΕΚ) 883/04: Πρόκειται για διαδικασία που εφαρμόζεται και ολοκληρώνεται μεταξύ των Αρμόδιων Αρχών των κρατών μελών με σκοπό τον προσδιορισμό της εφαρμοστέας νομοθεσίας κοινωνικής ασφάλισης στις περιπτώσεις που οι ενδιαφερόμενοι αιτούνται την εξαίρεσή τους από την εφαρμογή των υπόλοιπων διατάξεων του Τίτλου ΙΙ του βασικού Κανονισμού. Στις περιπτώσεις αυτές, οι Αρμόδιες Αρχές συμφωνούν μεταξύ τους όσον αφορά το κράτος μέλος στη νομοθεσία του οποίου θα υπάγεται ο ενδιαφερόμενος, ανεξάρτητα από τους κανόνες που προβλέπονται στα άρθρα 11 ως 15 του Καν. 883/04.

Αρμόδια Αρχή για τον συντονισμό της κοινωνικής ασφάλισης στην Ελλάδα είναι το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων (Γενική Γραμματεία Κοινωνικής Ασφάλισης, Διεύθυνση Ειδικότερων Θεμάτων Ασφάλισης & Παροχών, Τμήμα Εφαρμογής Κανονισμών Ε.Ε.) από την οποία θα γνωστοποιείται, μέσω Ίριδας, στο Σημείο Υποδοχής 3, η τελική απόφαση ως προς την νομοθεσία που θα εφαρμόζεται στην εκάστοτε περίπτωση. Από το Σημείο Υποδοχής 3, η υπόθεση θα προωθείται στο αρμόδιο Τμήμα Ασφάλισης & Εισφορών του e-ΕΦΚΑ για ενημέρωση και ενδεχόμενες ενέργειες, σύμφωνα με τις ισχύουσες εσωτερικές διαδικασίες.

Β. Όσον αφορά τον τομέα των Παροχών Ασθένειας

S_BUC_24 Συνυπολογισμός περιόδων - Είδος ασφαλιστικού κινδύνου: Ασθένεια, Πατρότητα και Μητρότητα

Πρόκειται για διαδικασία που αντικαθιστά και καταργεί το έντυπο Ε104. Αποτελείται από δύο SEDs (Ερώτημα S040 – Απάντηση S041) και δεν χορηγείται πλέον το απαντητικό ή άλλο φορητό έγγραφο στον ασφαλισμένο. Σε περίπτωση που ασφαλισμένος ζητήσει το ανωτέρω έντυπο από υπηρεσία του e-ΕΦΚΑ, μετά την 5/7/21 που η συγκεκριμένη διαδικασία εντάσσεται στο EESSI, θα πρέπει να ενημερώνεται να επικοινωνεί με τον αρμόδιο για την ασφάλισή του φορέα του εξωτερικού, προκειμένου ο τελευταίος να το ζητήσει από τις υπηρεσίες μας μέσω EESSI.

Κάτοχοι Υπόθεσης (Case Owners) για το συγκεκριμένο BUC στον Φορέα μας μπορεί να είναι:

α) τα Τμήματα Μητρώου (στις περιπτώσεις που ζητείται χορήγηση ασφαλιστικής ικανότητας),

β) τα Τμήματα Παροχών (όταν ζητείται η χορήγηση παροχών σε χρήμα), καθώς και

γ) τα Τμήματα Ασφάλισης & Εισφορών (για αιτήματα υπαγωγής στην προαιρετική ασφάλιση ασθένειας).

Όταν τα εν λόγω Τμήματα διαπιστώνουν ότι οι περίοδοι ασφάλισης κλάδου υγείας που έχουν πραγματοποιηθεί υπό τη νομοθεσία του φορέα μας δεν επαρκούν για την ικανοποίηση του αιτήματος του ασφαλισμένου, θα αποστέλλουν στον αρμόδιο φορέα του εξωτερικού το SED S040 «Αίτημα για περιόδους - Είδος ασφαλιστικού κινδύνου: Ασθένεια, μητρότητα ή πατρότητα».

Έτερο Μέρος ή Αντισυμβαλλόμενος (Counterparty) στον e-ΕΦΚΑ είναι μόνο τα Τμήματα Ασφάλισης & Εισφορών, τα οποία θα παραλαμβάνουν το S_BUC_24 μέσω του Σημείου Υποδοχής 1 και θα συμπληρώνουν το απαντητικό SED S041 «Απάντηση σε αίτημα για τις περιόδους - Είδος ασφαλιστικού κινδύνου: Ασθένεια, μητρότητα ή πατρότητα».

Η διαδικασία S_BUC_24 βασίζεται στα άρθρα 6 του Κανονισμού (ΕΚ) 883/2004 και 12 του Καν. (ΕΚ) 987/2009. Ο αρμόδιος φορέας ενός κράτους μέλους ζητά και λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις περιόδους ασφάλισης, μισθωτής ή μη μισθωτής δραστηριότητας ή κατοικίας που πραγματοποιήθηκαν με βάση τη νομοθεσία οποιουδήποτε άλλου κράτους μέλους, τις οποίες και θα λάβει υπόψη του σαν να ήταν περίοδοι που πραγματοποιήθηκαν υπό τη δική του νομοθεσία.

Ειδικά ως προς τη συμπλήρωση του απαντητικού SED S041, επισημαίνονται τα εξής: Κάθε SED S041 απαντά σε ένα συγκεκριμένο αίτημα -SED S040με το οποίο έχουν ζητηθεί οι περίοδοι ασφάλισης για μια μόνο παροχή (ασθένειας ή μητρότητας ή πατρότητας) και για έναν τύπο παροχών κάθε φορά (σε είδος ή σε χρήμα).

Κατά τη συμπλήρωση επομένως του S041, θα πρέπει να δίνεται προσοχή στην πληροφορία που ζητείται από τον ξένο φορέα.

Για τη συμπλήρωση του SED S041, θα ακολουθήσουν αναλυτικές οδηγίες από την υπηρεσία μας.

Γ. Όσον αφορά τον τομέα των Συντάξεων

P_BUC_05 Ad-hoc αίτημα για πληροφορίες σύνταξης

Με τη συγκεκριμένη διαδικασία, δίνεται η δυνατότητα –πέραν των άλλων πληροφοριώννα ζητηθεί και το έντυπο Ρ5000 «Περίοδοι Ασφάλισης/Κατοικίας» σε προσυνταξιοδοτικό στάδιο, σύμφωνα με το άρθρο 52 (1)β του εφαρμοστικού Κανονισμού (ΕΚ) 987/09.

Για τον λόγο αυτό, το P_BUC_05 μπορεί να χρησιμοποιείται, ανάλογα με την περίπτωση, όχι μόνο από Τμήματα Συντάξεων, κατά τη συνταξιοδοτική διαδικασία, αλλά και από Τμήματα Μητρώων ή Τμήματα Ασφάλισης & Εισφορών, όταν, προσυνταξιοδοτικά, υποβάλλεται σχετικό αίτημα στον Φορέα μας, π.χ. με σκοπό τη διαπίστωση χρόνου ασφάλισης του εξωτερικού, είτε για λόγους επιβεβαίωσης της προϋπηρεσίας, είτε στο πλαίσιο της προσυνταξιοδοτικής διαδικασίας, ή όταν πρέπει να εξεταστεί αίτημα για υπαγωγή στην προαιρετική ασφάλιση (ελλείψει χρονικών προϋποθέσεων στον e-ΕΦΚΑ) ή αίτημα αναγνώρισης πλασματικών χρόνων, προκειμένου να ελεγχθούν τυχόν παράλληλοι χρόνοι.

Κάτοχοι Υπόθεσης (Case Owners), επομένως, για το συγκεκριμένο BUC στον Φορέα μας μπορεί να είναι:

α) τα Τμήματα Συντάξεων,

β) τα Τμήματα Μητρώων, ή

γ) τα Τμήματα Ασφάλισης & Εισφορών.

Έτερο Μέρος ή Αντισυμβαλλόμενος (Counterparty) στον e-ΕΦΚΑ είναι μόνο τα

α) τα Τμήματα Συντάξεων και

β) τα Τμήματα Μητρώων, τα οποία θα παραλαμβάνουν το P_BUC_05 μέσω του Σημείου Υποδοχής 2 και θα συμπληρώνουν το SED Ρ5000, ανάλογα με το αν πρόκειται για συνταξιοδοτική ή προσυνταξιοδοτική υπόθεση αντίστοιχα.

Για τη συμπλήρωση του SED Ρ5000, θα ακολουθήσουν αναλυτικές οδηγίες από την υπηρεσία μας.

10. ΕΠΙΣΗΜΆΝΣΕΙΣ

Σύμφωνα με τη σειρά ένταξης των ηλεκτρονικών διαδικασιών (βλ. Παράρτημα Ι), τα Τμήματα Μητρώου, Παροχών και Ασφάλισης & Εσόδων είναι οι πρώτες υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ που από 5/7/21 θα αρχίσουν να ανταλλάσσουν αλληλογραφία μέσω του συστήματος EESSI. Θα ακολουθήσουν τα Τμήματα Συντάξεων.

Τονίζεται ξανά ότι από την ημερομηνία υποχρεωτικής ένταξης μιας διαδικασίας στο σύστημα EESSI, δεν θα αποστέλλονται πλέον στους φορείς του εξωτερικού έγγραφα σε έντυπη μορφή από τον Φορέα μας για τη διαδικασία αυτή, παρά μόνο αν αφορούν αιτήματα που, κατά την ημερομηνία ένταξης της αντίστοιχης διαδικασίας στο EESSI, βρίσκονται σε εκκρεμότητα (βλ. σχετ. ενότητα 5).

Κατά συνέπεια, ως προς τα ευρωπαϊκά έντυπα που χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία μεταξύ των φορέων κοινωνικής ασφάλισης των κρατών μελών στο πλαίσιο εφαρμογής των Κανονισμών (ΕΚ) 883/04 και 987/09, σας γνωρίζουμε ότι, μετά την ημερομηνία υποχρεωτικής ένταξης των διαδικασιών (BUCs) στο σύστημα EESSI, ο Φορέας μας μπορεί να δέχεται μόνο:

Α) Από τους ξένους φορείς:

• Δομημένα Ηλεκτρονικά Έγγραφα (SEDs) μέσω RINA
• Δομημένα Ηλεκτρονικά Έγγραφα (SEDs) σε έντυπη μορφή με ημερομηνία έκδοσης πριν την ημερομηνία ένταξης της σχετικής διαδικασίας στο EESSI.
• Οποιοδήποτε άλλο έντυπο (σειράς Ε, απλό έγγραφο) φέρει ημερομηνία έκδοσης πριν την ημερομηνία ένταξης της σχετικής διαδικασίας στο EESSI.

Β) Από τους ασφαλισμένους:

• Φορητά Έγγραφα (PDs)
• Οποιοδήποτε άλλο έντυπο (σειράς Ε, απλό έγγραφο) φέρει ημερομηνία έκδοσης πριν την ημερομηνία ένταξης της σχετικής διαδικασίας στο EESSI

Ευνόητο είναι ότι επιστολές ασφαλισμένων ή δικαιολογητικά, πιστοποιητικά κλπ δεν εμπίπτουν στους ανωτέρω περιορισμούς.

11. HELP DESKS

Για διευκρινίσεις που τυχόν θα ανακύψουν κατά τη διαχείριση και διακίνηση της αλληλογραφίας μέσω του συστήματος EESSI, μπορείτε να απευθύνεστε:

Ι. Για τεχνικά θέματα (π.χ. αδυναμία πρόσβασης στο URL της RINA): Τμήμα Υποστήριξης Χρηστών της Γενικής Διεύθυνσης Πληροφορικής και Επικοινωνιών. Τηλέφωνο επικοινωνίας: 210 7457530, -568, -378
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email): tech.sup.rina@efka.gov.gr

ΙΙ. Για διοικητικά θέματα (π.χ. προσδιορισμό της ενδεδειγμένης διαδικασίας για τη διαχείριση του διασυνοριακού αιτήματος):
Τμήμα Ηλεκτρονικών Ανταλλαγών & Ασφαλιστικού Ιστορικού της Δ/νσης Νομοθεσίας ΕΕ-ΔΣΚΑ
Τηλέφωνο επικοινωνίας: 210 6783646, -647, -648
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email): bus.sup.rina@efka.gov.gr

ΙΙΙ. Για την αποστολή αιτημάτων δημιουργίας, ενεργοποίησης/απενεργοποίησης λογαριασμών χρηστών της εφαρμογής RINA:
Τμήμα Παραγωγικής Λειτουργίας Κεντρικών Συστημάτων της Γενικής Διεύθυνσης Πληροφορικών και Επικοινωνιών.
Τηλέφωνο επικοινωνίας: 210 7457517
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email): users.rina@efka.gov.gr

Συνημμένα:

• Παράρτημα Ι
• Παράρτημα IΙ
• Παράρτημα ΙII
• Παράρτημα ΙV
• Απόφαση αριθ. Ε7 της 27/09/2019 της Διοικητικής Επιτροπής

Η ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΗ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΔΙΕΘΝΩΝ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΩΝ

ΙΩΑΝΝΑ ΓΑΤΗ – ΣΠΥΡΟΠΟΥΛΟΥ

Υποσημειώσεις (1)